شماره ششم فراصنعت فاوا

پله‌ پله تا نوشتن يک مرام‌ نامه اخلاقی سازمانی

مرام‌ نامه اخلاقی سازمانی
نوشته شده توسط admin

در یک تعریف کلی اخلاق مجموعه قواعد، اصول و ارزش‌هایی است که هرکس برای مدیریت بایدها و نبایدهای زندگی و تصمیم‌گیری‌های خود به‌کار می‌گیرد؛ اما از آنجایی که انسان موجودی اجتماعی است این آداب در سطح فردی باقی نمی‌مانند و بعدی وسیع‌تر و اثرگذارتر به خود می‌گیرد.

یکی از مهم‌ترین حوزه‌هایی که اخلاق‌گرایی یا بی‌اخلاقی در آن به‌خوبی نمود پیدا می‌کند سازمان‌ها هستند، اگرچه اغلب این سازمان‌ها کدهای اخلاقی ویژه‌ای را متناسب با سازوکارها و حیطه فعالیتی که دارند تعیین می‌کنند اما در سطح عملیاتی موفیقت چندانی در این زمینه نصیب‌شان نمی‌شود. به نظر شما چرا این تلاش اغلب راهی به منزل مقصود ندارد؟ اشکال کار در کجاست؟ نیروی انسانی، قدرت اجرایی یا پیش از اینها در متن نوشته شده؟

به شکل قابل پیش‌بینی، مدیران در پاسخ به این سؤال تقصیر را متوجه کارمندان و مشتریان می‌کنند، در طرف مقابل کارمندان هم ترجیح می‌دهند بار چنین مسئولیتی را به دوش نکشند و انگشت اتهام خود را به سمت مدیران می‌گیرند؛ اما نکته اینجاست که هیچ‌یک از این راهکارها کمکی به حل و رفع مشکل نمی‌کند زیرا باید جواب را در جای دیگر جست‌وجو کرد. حقیقت اینجاست که در بسیاری مواقع عدم توفیق در اجرایی کردن همه آن چیزی که با عنوان اصول اخلاقی به ثبت رسیده است در خود آن نوشته در ظاهر کامل و بدون نقص نهفته است. متنی که در عین بی‌جانی می‌تواند نقشی به مراتب اثرگذارتر از آنچه ما تصورش می‌کنیم بر محیط خود داشته باشد.

این تأثیرگذاری از آنجا ناشی می‌شود که تعریف اصول اخلاق سازمانی نه‌تنها به شناختی همه‌جانبه نسبت به زمینه کاری، ضوابط و روابط نیاز دارد؛ بلکه بدون دانش کافی از اخلاق‌مداری سازمانی و مسائل مرتبط با آن اگر نگوییم امری غیرممکن ولی سخت و احتمالاً بدون حاصل خواهد بود. زمانی می‌توان صفت اثربخشی را به یک اساس‌نامه اطلاق کرد که با متنی دقیق، فکر شده و محاسبه شده روبه‌رو باشیم و این میسر نمی‌شود مگر از رهگذر آشنایی با عناصر ابتدایی و ضروری ثبت یک متن اخلاقی؛ اما از آنجایی که نوشتن متنی حاوی اصول اخلاقی و سازمانی در عین سادگی، دارای پیچیدگی‌های خاصی است، بدون رعایت برخی عناصر و جزئیات نمیتوان امید چندانی به موفقیت آن داشت.به همین دلیل، صرف‌نظر از بزرگ و کوچکی یک کسب‌وکار ارائه یک تعریف روشن و دقیق از استانداردهای اخلاقی یک سازمان بدون در نظر داشتن عناصر کلیدی امکان‌پذیر نیست.

نقاط طلایی که شاید ابتدایی به چشم بیایند اما پیاده‌سازی اصول اخلاقی را به‌وجود خود گره زده‌اند.

یکی از دلایل عدم در نظر گرفتن این عناصر در اساس‌نامه اخلاقی سازمان‌ها، تنیدگی بیش از حد آنها با رگ و پی یک کسب‌وکار است؛ دقیقاً همین بدیهی‌انگاری است که به پیکره اخلاقی یک مجموعه ضربه وارد می‌کند. شاید به همین دلیل پیشنهاد می‌شود هنگام تعیین قواعد و ضوابط اخلاقی برای یک محیط کاری پیش از آنکه سراغ مباحث کلان و پیچیده بروید به ساده‌ترین امور ممکن فکر کنید، در ابتدای کار احتیاجی نیست به فکر کدهایی باشید که سد راه قانون‌شکنی‌های پیچیده و مشکل‌زا بشوند.

کافی است با رویکردی جزیی‌نگر به مسئله نگاه کنید. قبل از هر چیز در نظر بگیرید که چگونه می‌توان پایه‌های روابط انسانی مبتنی بر اخلاق را در سازمان بنا کرد و در محیطی حضور داشت که بیش و پیش از هر چیزی به زیر پا نگذاشتن معادلات انسانی می‌اندیشد. با این حال، اگر در پیدا کردن این نقاط طلایی دچار شک و ابهام هستید جای هیچ نگرانی وجود ندارد، ما به شما کمک می‌کنیم تا مسیر مقابل‌تان را پله‌پله و با موفقیت طی کنید؛ به همین دلیل در ادامه به بیان چند عنصر ساده ولی ضروری و حیاتی برای اجرا و دوام اخلاقیات در یک سازمان می‌پردازیم:

جایگاه ارزش‌های سازمانی 
همواره باید این موضوع را در نظر داشته باشید که ارزش‌های یک کسب‌وکار چگونگی تعاملات روزانه با تأمین‌کننده‌ها،کارمندان و مشتریان را بیان می‌کند. بر این اساس، ابتدایی‌ترین کد اخلاقی که باید خودتان را ملزم به رعایت آن کنید، تهیه تعریفی بدون ابهام از حیطه کاری مجموعه در کنار صحه گذاشتن و تأکید بر این مطلب که سازمان شما صداقت و انصاف را مبنای کار خود قرار داده است. دیگر نکته دارای اهمیت در این بخش تأکید بر رعایت اصل احترام در تمامی تعاملات سازمانی و فارغ از شرایط موجود است.

قواعد کلی
قواعد کلی برای پشتیبانی از ارزش‌های سازمانی تعیین می‌شوند، از جمله اینکه تعهدات عملیاتی کارمندان همواره باید مورد بررسی قرار بگیرد. رضایت مشتری، سودآوری کسب‌وکار و پیشرفت مدوام از مهم‌ترین مستنداتی هستند که باید در یک مرام‌نامه اخلاقی سازمانی به آنها پرداخته شود. مسئولیت سازمانی برای بهره‌مندی دوستانه و منصفانه از منابع طبیعی شرکت یکی دیگر از مواردی است که باید در هنگام ثبت کدهای اخلاقی مورد به آن پرداخته شود.

پشتیبانی مدیریتی
فراموش نکنید، کارمندان شما باید باور داشته باشند که در تنگناها و مشکلات حمایت مدیران خود را از دست نمی‌دهند. پس کدهای اخلاقی خود را با در نظر اصل حمایت مدیران از ارزش‌های اساسی تعریف کنید. این امر ترس کارمندان از گزارش آنچه با گوش می‌شنوند و با چشم می‌بینند را به حداقل می‌رساند. نکته دیگر اینکه به هیچ وجه از نقش امضای مدیران در متن مرام‌نامه اخلاقی که می‌نویسید غافل نشوید؛ زیرا این امضا تنها یک نشان ساده نیست و برای کارمندان حکم یک تأییدیه معتبر دارد. از طرف دیگر، پیام غیرمستقیم امضا برای کارمندان قاطعیت نظر مدیرشان در برخورد با بی‌اخلاقی‌هاست.

مسئولیت شخصی
دیگر مورد قابل اهمیت در هنگام نوشتن کدهای اخلاقی، تفهیم مسئولیت‎های شخصی است. در واقع، این اصول باید به‌گونه‌ای پرداخت و تشریح شوند که تک‌تک کارمندان خودشان را ملزم به رعایت آنها بدانند. این عنصر می‌تواند اطلاعاتی درخصوص نتایج اخلاقی و قانونی عبور از مرزهای اخلاقی توسط کارمندان را در بر بگیرد. شرکت شما در هر زمینه فعالیت داشته باشد و هر تعداد کارمندی که داشته باشد، نباید از وظیفه همه اعضا در قبال گزارش خطاهای اخلاقی پیش آمده چشم‌پوشی کند. در نتیجه، گمان نکنید صرف به روی کاغذ آوردن ارزش‌ها و قواعد کلی برای اخلاق‌مداری سازمانی کفایت می‌کند؛ مطمئن شوید که هر یک اعضای تیم به‌خوبی در باب مسئولیت شخصی خود توجیه شده‌اند.

پذیرش قوانین سازمانی
بدون تردید بخش قابل توجهی از قوانین و مقرراتی که در سازمان‌های مختلف تنظیم می‌شود تعاملات روزمره کارمندان با یکدیگر، با ارباب رجوع و مدیران را در بر می‌گیرد؛ اما تجربه نشان داده است قوانین داخلی شرکت‌ها در بسیاری مواقع نمی‌تواند به نیروی محرکه لازم و کافی را اجرای موبه‌مو فراهم کند. در چنین شرایطی، ضمیمه کردن چند اساس‌نامه و استاندارد بین‌المللی پذیرش و رعایت قوانین می‌تواند تا حدی نگرانی‌ها را درخصوص عبور خطوط تعیینی کمرنگ کند. به یاد داشته باشید، زمانی که صحبت از یک قانون جهانی می‌شود به‌طور ناخودگاه بار روانی به کارمندان تحمیل می‌شود که آنها را وادار به پذیرش می‌کند.

تا بدین‌جا ظرایف ابتدایی و پیش‌شرط‌های نگارش یک مرام‌نامه اخلاقی معلوم گشت؛ با این حال دلیل یک امر همچنان مبهم است. اینکه چرا برخی سازمان‌ها علی‌رغم بهره‌مندی از سندی با کیفیت و جزئیات تحت عنوان اساس‌نامه اخلاقی نتوانسته‌اند در این زمینه موفق عمل کنند؟ به نظر می‌رسد یک متن بالادستی خوب و بدون خطا شرایط را برای کار و پیاده‎سازی آن‌چه به تحریر درآمده فراهم می‌کند؛ ولی چه می‌شود که در مرحله عملیاتی از مسیر خود خارج می‌شود به سمت دیگری می‌رود؟ به نظر می‌رسد، ریشه این مسئله از عدم درک صحیح صاحبان کسب‌وکار نسبت به میزان تأثیرگذاری اخلاقیات در مجموعه است. احتمالاً اغلب آنها به سند اخلاقی تنها به چشم یک مرحله از بروکراسی اداری نگاه می‌کنند که باید پشت سر گذاشته شود و پیامدهای مثبت و حتی منفی برای مجموعه خود بی‌خبر هستند.

بنابراین، اگر صاحبان کسب‌وکار بدانند رعایت کدهای اخلاقی چه نتایجی برای سازمان آنها می‌تواند به‌دنبال داشته باشد بدون شک برای پیاده‌سازی آن‌چه تاکنون در سطح نوشته باقی مانده است پیش‌قدم می‌شوند. البته این چنین نیست که منفعت ناشی از عملیاتی کردن کدهای اخلاق تنها و تنها متوجه مدیران سازمان باشد؛ بلکه سود این فرآیند بیش و پیش از هر گروهی نصیب مشتریان، مخاطبان و در گام بعدی کارمندان یک مجموعه می‌شود. پس اگر دوست دارید پس آشنایی با جزئیات نوشتن یک طرح از مزایایی چشم‌گیری اخلاق‌مداری برای هر بخش باخبر شوید خواندن ادامه این مطلب را از دست ندهید.

اخلاق مدیران
شیوه رفتاری و میزان پایبندی مدیران در به‌کارگیری اصول اخلاقی سازمانی، نقش بسزایی در هر چه بیشتر دلگرم شدن کارکنان و افزایش سطح وفاداری سازمانی بازی می‌کند. آن‌چه مدیران و رهبران سازمانی انجام می‌دهند به کارمندان می‌گوید کدام الگوی رفتاری در سازمان پذیرفتنی و کدام یک نپذیرفتنی است. زمانی که مدیران خود را ملزم به رعایت حداکثری اصول و ارزش‌های اخلاقی بدانند، به شکلی غیرمستقیم کارمندان خود را به اتخاذ شیوه‌ای مشابه تشویق می‌کنند. در کنار همه این موارد، رهبری اخلاق‌مدار اعتبار یک سازمان را در بازار رقابتی امروز افزایش می‌دهد و درنهایت اگر سازمانی اعتبار خودش را به‌دلیل اخلاقی بودنش کسب کرده باشد، می‌تواند به افزایش بهره‌وری و درآمدزایی خود امید داشته باشد.

اخلاق کارکنان
بهره‌مندی از کارکنان اخلاق‌مدار برای هر سازمانی نعمتی بزرگ محسوب می‌شود، افرادی که یکی از ارکان اساسی ایجاد فضای کاری مبتنی بر امانت و درستی محسوب می‌شوند. کارمندانی که خودشان را ملزم به اجرای استانداردهای اخلاقی سازمان می‌دانند نه‌تنها وفاداری و تعلق بیشتری به مجموعه کاری خود دارند؛ بلکه مهره‌ای کلیدی برای دست‌یابی به اهداف سازمان تبدیل هستند. در کنار اینکه کار کردن در محیطی با کارمندان اخلاقی حس خوب اطمینان و آرامش را به مدیران و مشتریان می‌بخشد، اعتبار یک مجموعه را از حیث نحوه ارائه کالاها و خدمات افزایش می‌دهد.

فرهنگ اخلاق سازمانی
مدیران و کارکنان وفادار به کدهای اخلاقی، کلیدهای ایجاد فرهنگ سازمانی اخلاق‌مدار هستند. هرچند نمی‌توان شد که مرکزیت در این ماجرا با مدیران است، آنها هستند که با نمایش گونه‌ای خاص از رفتار سطحی از استانداردهای اخلاقی را برای کارمندان خود تعیین می‌کنند. مدیران با به‌کارگیری شیوه‌های مختلف تشویقی و تنبیهی انگیزه رعایت یا عدم رعایت استانداردهای اخلاقی را در دل کارمندانشان ایجاد می‌کنند. در این بین، واکنش مثبت رهبران نسبت به رفتارهای مثبت کارکنان از یک طرف پیوند آنها با سازمان افزایش می‌دهد و از طرف دیگر بهبود کیفی فرهنگ اخلاق سازمانی را همراه خود می‌آورد.

مزیت اخلاق‌مداری برای سازمان‌ها
افزایش حس وفاداری و تعلق در کنار عدم تمایل به ترک یک محیط سازمانی تنها بخش کوچکی از مزایای اخلاق‌مداری در سازمان‌هاست. تجربه نشان داده است: در مجموعه‌هایی که مدیران و کارمندان رعایت کدهای اخلاقی را نه یک وظیفه صرف بلکه اصلی جدایی‌ناپذیر می‌دانند، نه‌تنها نوسانات و تغییرات کمتری را شاهد هستیم بلکه کارایی و بهره‌وری به شکل محسوسی افزایش پیدا می‌کند. علاوه بر این، حفظ یک تیم همکاری از یک‌سو مسیر رسیدن به اهداف تعیینی را آسان‌تر می‌کند و از سوی دیگر موجب حذف هزینه استخدام نیروهای جدید، آموزش و آشنایی با آنها می‌شود.

همان‌طور که می‌بینید، پایبندی به اصول اخلاق سازمانی در تمامی سطوح خرد و کلان یک سازمان تأثیر خود را می‌گذارد و آن را به مجموعه‌ای با پرقدرت و تأثیرگذار تبدیل می‌کند. اولویت نهادن به این اصول در کنار بهره‌مندی از شیوه‌های نوین کسب‌وکار می‌تواند اعتبار، درآمدزایی، سودآوری و پیشرو بودن را برای یک مجموعه حتی کوچک به ارمغان بیاورد. در واقع، برای رسیدن به وجهه اجتماعی قابل قبول لازم نیست حتماً مدیر یک شرکت بزرگ با تعداد کارمندان زیاد باشید کافی است اخلاق و مشتری‌مداری را سرلوحه کار خود قرار دهید، آن‌گاه متوجه خواهید شد که نام‌تان دهان‌به‌دهان می‌شود.

پس اگر تا به حال قدمی برای نوشتن یک مرام‌نامه اخلاقی بر نداشته‌اید یا لزوم آن را احساس نمی‌کردید، بهتر است تغییری در رویکرد در مدیریت خود ایجاد کنید و در اولین قدم به فکر تهیه و تعریف استانداردهای اخلاقی سازمانی باشید. در هنگام نوشتن همواره این موضوع را به یاد داشته باشید که شما جزئی از یک تیم کاری هستید و آنچه به ثبت می‌رسانید باید از ویژگی جامعیت برخوردار باشد. در واقع، متن شما باید به گونه‌ای نوشته شود که منافع سازمان، مدیران، کارمندان و مهم‌تر از همه مشتریان را مرتفع سازد. این اصل را به‌خاطر داشته باشید که خودمحوری و خودبینی می‌تواند به تبری نامرئی تبدیل شود که به‌تدریج و گام‌به‌گام ریشه‌های مجموعه شما را نابود می‌کند. شما زمانی می‌توانید به رعایت اخلاق سازمانی در مجموعه تحت اختیارتان امید داشته باشید که پیش از آن خودتان را به رعایت اخلاق فردی ملزم کرده باشید.

 

درباره نویسنده

admin

دیدگاهتان را بنویسید